【Withコロナのオフィスレイアウト】対策も機能性も重視！5つのポイントを解説

新型コロナウイルスの感染拡大以降、在宅勤務やWEB会議が普及するなどにより、働き方にも大きな変化が生まれました。未だ収束の兆しが見えない中、今後も引き続き企業には感染リスクを低下させるための取り組みが求められます。

そのひとつが、「新しい生活様式」を意識した状態へオフィスレイアウトの見直しを行うこと。

感染対策と同様に、リモートワークの普及、Web会議の浸透などにより、オフィスに求められる機能も少しずつ変化をしています。今回は株式会社フロンティアコンサルティング監修のもと、コロナ禍におけるオフィスレイアウトづくりについてご紹介していきます。

コロナ禍のオフィス作りは、「リスク対策軸」と「ユーザビリティ軸」を重視

2020 年4月に緊急事態宣言が発令されてから、在宅ワークを取り入れる会社が増加しました。解除以降の現在も、全員出社とするのではなく、感染状況を見ながら徐々に出社人数を調整している会社も多いのではないでしょうか。

オフィスレイアウトを改めて検討するにあたり、意識すべき重要なポイントが2つあります。それが、感染対策を重視した「リスク対策軸」と、オフィスの機能性を優先した「ユーザビリティ軸」です。

「リスク対策軸」とは、社内で「感染を拡大させない」ことを目的としたオフィス作りの考え方です。新型コロナウイルスの感染拡大を防止するための「新しい生活様式」の実践例では、「3密（密集、密接、密閉）の回避」や、人との距離を約2m開ける「ソーシャルディスタンスの確保」が提唱されています。こういった感染対策の手段を、いかにオフィスの中で実践するか、というのが考えのもとで行うのが、「リスク対策軸」のレイアウトです。

もうひとつの「ユーザビリティ軸」は、文字通りオフィスの「使いやすさ」のこと。コロナ禍で低下してしまった生産性や効率性をどのように上げていくのか、という点だけでなく、リモートワークの導入やWeb会議の増加といった働き方の変化を受け、「より働きやすい場所」を目指すのであれば、オフィスの姿も当然変化していくはず。

そういった、今の働き方にあわせたオフィスへレイアウトを変化させるのが「ユーザビリティ軸」の考え方です。

感染リスクを重視したレイアウト変更の決め手は「出社率」！

オフィスレイアウトの変更にあたって、ひとつの指標となるのは社員の出社率です。オフィスのフロア面積に対して、コロナ以前の出社率を100％とした場合、現在の出社状況がどのくらいかによって実践できる取り組みが変わります。まずは自社の出社率を確認してみましょう。

出社率が50～60％ほどになっている企業は、フロアにある机や椅子の数を減らし、物理的な距離を確保することが可能。リスク対策軸で、オフィスのレイアウトを考えていきましょう。

日本企業がオフィスに導入している机の幅は、1m20cm～1m40cmが一般的なサイズなので、机や椅子を減らすことで、ソーシャルディスタンスとして適切な約2mに近い距離を確保することができます。また、机を壁に向けて設置したり、座席を千鳥格子状に配置したりすることで、対面を回避することも可能です。

しかし、リモートワークに切り替えることが難しい業種は、出社率が以前と変わらない場合も多いでしょう。その際はソーシャルディスタンスを取るのではなく、「一人ひとりを隔離する」という考え方にシフトし、1人につきひとつの空間をオフィス内に作ることを意識してみてください。

その代表的なやり方が、電話ボックスのような箱型のブースの設置や、塾の自習室のようにアクリルパーテーション等で仕切られた空間を作ること。他にも、会議室などメインフロア以外のスペースを、隔離用の空間として使うことも、リスク対策としての役割を果たします。

また、ブースのように一人ひとりが区切られた空間を設けることができれば、感染対策だけでなく、「オフィスからWeb会議に参加するから、1人用の通話スペースが必要」といったコロナ禍以降のニーズに対応することも可能に。

この1人用スペースは、物理的に距離を確保できない場合だけでなく、「テレワーク用の空間」としても便利に使えるでしょう。これが、リスク対策を行うと同時に、感染対策によってオフィスレイアウトを変更させつつ、そこに新たな機能を設けるユーザビリティ軸の考え方になります。

もしこの両方のやり方の「いいとこ取り」をするのであれば、以下のようなやり方はいかがでしょうか。

まず、オフィスの執務スペース中央はソーシャルディスタンスを保った状態になるようゆとりを持ってデスクを配置します。そして余った机はオフィスの壁際や会議室などに配置し、そこにパーテーションで区切られた1人用の作業スペースを複数設けるようにします。そうすれば、ソーシャルディスタンスを確保しつつ、新しい働き方のニーズにも対応可能なオフィスに。

まずは自社の出社状況をあらためて把握した上で、「リスク対策軸」と「ユーザビリティ軸」の2点から、どのような対策が取れるのかを考えてみることからスタートしましょう。

海外の企業で実際に取り組まれた、オフィスレイアウト例

コロナ禍におけるオフィスレイアウト事例を2つご紹介します。

まずは、カーペットによるゾーニングです。これは、床に敷くカーペットの色を2mごとに変えることで、ソーシャルディスタンスを可視化する、というアイデア。視覚的に距離を示すことで適切な距離がわかりやすくなるこの方法は、内装を変えることで実践できます。

もしもっと簡易的に取り入れるのであれば、カーペットを変えずとも床に2mごとにビニールテープを貼って距離を可視化したり、特に人が集まりやすい場所の床には等間隔に「立ち位置」のマーキングをしたり、といった方法でソーシャルディスタンスを取ってもらう工夫も可能です。

もう一つは、オフィス内通路の一方通行化です。これは人と近距離のすれ違いを防止するため、床に矢印を描き、オフィス内の通路を一部、一方通行にする、というもの。

ソーシャルディスタンス確保には繋がるものの、「オフィスの執務スペースからトイレに行くまでに、大回りしないといけない」といった社員も出てくるため、ユーザビリティ軸で考えると導入に踏み切るには、ややハードルが高いかもしれません。

座席と座った人の管理には、「フリーアドレス制」は不向き

日本のオフィスでは、個人の席が固定されていることが長らく一般的でしたが、近年の働き方改革の推進で、各自が好きな席を選ぶ「フリーアドレス制」を導入する企業が増えています。フリーアドレス制は、社員同士のコミュニケーションの活性化や仕事の効率化など、ユーザビリティ軸でのメリットがあります。

しかし、このコロナ禍では感染のリスクを考慮すると、自由に動き回ることができる環境であるよりも、席を固定する方がリスクを緩和できる場合があります。

たとえば、あらかじめ、座れる席を限定して、誰がどこに着席するかを決めておけば、ソーシャルディスタンスを取った座席の配置が可能に。席に番号を割り振り、どの席に誰が座ったかを管理徹底することで、もしオフィスで陽性者が出た場合に濃厚接触者の特定をスムーズに行うことができます。

もしフリーアドレス制を導入していた場合、「昨日、陽性者はどの席に座っていたのか」「その周辺に座っていた可能性のある人（＝濃厚接触が疑われる社員）は誰か」の特定に時間がかかり、企業としての対応が遅くなってしまう場合も。勤怠・座席管理のシステム等を社内に導入して、社員それぞれが座る席を管理しておけば、「もしも」のときでも安心です。

オフィスレイアウトとデジタル機器をうまく組み合わせ、社内感染の防止を行いましょう。

新型コロナウイルスをきっかけに新たなオフィスのあり方を考える

コロナ禍のオフィスレイアウトは、「リスク対策軸」を優先して設計されることがほとんどです。しかし、今後「withコロナ」を歩んでいくためには、オフィスのユーザビリティを上げていくことも重要。この状況がいつまで続くかがわからないからこそ、安心して出社ができる環境を少しずつ作っていく必要があります。

また今後は、新型コロナウイルスが収束しても、業種によってはテレワークが一般化していくことも考えられます。感染対策「だけ」に注力したオフィス作りを行うのではなく、新しい働き方にあわせた、ニュースタンダードのオフィス作りに今から取り組んでみてはいかがでしょうか。

「withコロナのオフィスレイアウト」を考える5つのポイント

1. 「リスク対策軸」と「ユーザビリティ軸」でレイアウトを考える
2. 出社率が半数程度の場合は、机の配置でソーシャルディスタンスを確保する
3. 出社率が以前と変わらない場合は、一人ひとりを隔離する仕組みを取り入れる
4. 感染対策のために座席と座る人を管理する。フリーアドレス制は不向きかも
5. この機会に、テレワークが定着した未来を想定したオフィス作りを目指す

監修：株式会社フロンティアコンサルティング（ WPS東日本事業部 東京ユニット ユニット長 石田 繁さん）
「未来を拓ける、オフィスがいい」をブランドスローガンとし、オフィスを「探す（不動産仲介）」「作る（設計、デザイン・施工・インフラ整備）」「移す（移転管理・原状回復）」をワンストップで提供するオフィスコンサルティングファーム。2020年5月より、同社ワークデザイン研究開発部による独自のガイドラインを活用し、新型コロナウイルス感染予防に向けたオフィスの再構築および運用サポートを行っている。

（文＝ユウミ ハイフィールド／編集＝ノオト）