コロナ状況下におけるオフィスの見直しをする際に意識したいポイント

新型コロナウイルス感染症の影響により多くの企業の働き方に変化が出ています。特に、通勤や社内で人との密接を避けるために、オフィスに出社をしないテレワークを選択する企業も増えています。

テレワークが増えたことで従来通りのオフィス規模が不要になり、オフィスの見直しを検討している企業も少なくありません。

この記事では、コロナ対策として多くの企業が検討しているオフィスの見直し方やポイントを解説します。また、オフィスを見直す際の注意点も紹介していきます。

感染症の影響でオフィスでのあり方が変わりつつある？

コロナウイルスによる感染症をきっかけにテレワークの働き方が当たり前になり、オフィスの利用率は低下傾向にあります。

オフィスのあり方が変わりつつあるなかで、オフィス縮小や移転などのニュースも多く報道されています。

オフィス選定をはじめとする移転サポートを行う株式会社ヒトカラメディアが実施した「コロナ以降のオフィスに関するアンケート2021」によると、オフィス選びをする際に、より重要視するようになった項目で最も多かったのは「賃料（ランニング）を低く抑えたい」になりました。

今後はより多くの企業が、賃料削減のためにオフィスの見直しを行い、働き方やオフィスのあり方が加速度的に変わってくるかもしれません。

オフィスの見直し方には、賃料削減以外にも、事業計画や採用拡大などもあり、自社にあったオフィスの見直し方法をすることが大切です。

コロナ禍におけるオフィスの見直し方3選

一言でオフィスの見直しといっても、さまざまな視点からのアプローチがあります。では、何をもって「オフィスの見直し」と呼べるのでしょうか。

ここでは、具体的なオフィスの見直し方を3つ紹介します。

オフィスの解約

オフィスの解約は、完全にテレワークへ移行する企業が選択している方法です。なかには、完全に解約するのではなく、オフィスの一部を解約する方法もあります。

オフィスの契約はマンションなどの賃貸とは違い、解約希望日の6ヵ月前 に申請するのが一般的です。解約を考えている場合は、早めに計画を立てておくことをおすすめします。

また、契約期間内に解約すると、違約金が発生 するケースもあります。違約金の相場は家賃3ヵ月分で、賃貸借約契約は2年間というオフィス がほとんどです。

オフィスを解約する際には契約期間内なのか、違約金が発生する場合はどの程度の金額が必要なのかなどを確認し、トータルのコストを算出しておくとよいでしょう。

オフィスの縮小

テレワークが普及したことでオフィスを縮小して、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用に切り替えている企業も多数あります。

レンタルオフィス

レンタルオフィスとは、同じ建物内で複数の利用者に専用のオフィススペースを提供するサービスです。

一般的なオフィスと比較すると小規模ですが、自社専用のスペースを確保しつつ、費用も抑えられます。

なお、多くのレンタルオフィスは事業所住所として登記も可能です。

シェアオフィス

シェアオフィスは、フリーアドレス制のオフィスを複数人で使用するサービスです。

登記の際に住所を利用できる点はレンタルオフィスと同じですが、自社専用のスペースがない点が異なります。

自社専用の個室がない分、レンタルオフィスよりも安く契約できますが、機密性がないため情報の取り扱いには注意が必要です。

上記レンタルオフィス・シェアオフィスの契約には、今まで使用していたオフィスの解約がともなうため、違約金が発生しないかの確認もしておきましょう。

オフィスのレイアウトの見直し

オフィスの解約や縮小は行なわず、現在使用しているオフィスのレイアウトを見直すのも一つの方法です。

感染症の影響により、衛生管理には注意を払いながらも、快適なコミュニケーションを図れるオフィスづくりが求められるようになりました。

テレワークが進んでいる今だからこそ、あらためて社内コミュニケーションの重要性を考え直す良い機会だといえるでしょう。

レイアウト見直しの例として、従業員が固定の席を持たずに自由に席を選べるフリーアドレス制の導入、予約せずにいつでも打ち合わせできるスペースの設置、オンライン会議用ルームや防音室の設置などがあります。

レイアウトを見直す際には、3密を避ける、ソーシャルディスタンスを考慮する、パーテーションで飛沫対策をするなど、感染防止対策を念頭に置いたオフィスづくりが求められます。

オフィスの見直しをする際に意識したい3つのポイント

やみくもにオフィスの見直しを図っても、何のために行なうのか、その先には何があるのかなど、「目的」と「事業計画」を明確にしておかないとあまり効果が期待できません。

オフィスを見直す際に、具体的に意識したいポイントは以下の3つです。

経費を削減する

オフィスの見直しでは、確実に経費削減につながるかを考えることが大切です。

例えば、現在借りているオフィスと同じ広さで、かつ賃料の安い物件に移転すればスペースの問題はなく毎月の固定費をカットできます。

また、同じビル内で複数フロアを借りている場合は、本当に必要なスペースを考え直し、一部解約するなどで経費削減につなげられます。

ただし、現在のオフィスを解約して多大な違約金が発生し、かえって損失を出してしまっては意味がありません。

解約自体にどれだけコストがかかり、トータルで経費削減になるのか慎重に検討しましょう。

働き方に合わせる

大部分をテレワークに変更したなど、従業員の新たな働き方に合わせたオフィスの見直しを行なうことも重要です。

働き方が変わったことで出社する人数が激減したなど、オフィスに不必要なスペースができた場合は、オフィスの縮小や解約を検討しましょう。

また、コロナ禍においてもテレワークで対応できない業務が多い企業であれば、感染防止対策を徹底したレイアウトへの見直しを行なうなど、従業員が快適に過ごせる環境整備が必要です。

事業計画や採用予定人数を把握する

今後、新事業の立ち上げなどを検討している場合は、新しい人材を採用する可能性があります。

数年先までの事業計画を見越し、どれだけの人材を採用するのかを具体的に考えると、必要なオフィスの規模が明確になるでしょう。 現状、テレワークが進んでいるからといって、すぐにオフィスの移転・解約を考えるのではなく、事業計画を確認したうえで慎重なプランを練っていくことが大切です。

オフィスのレイアウト見直しの際に取り入れたい感染防止対策アイテムを紹介

オフィスを見直す方法として最も実践しやすいのがレイアウトの見直しですが、その際には入念な感染防止対策が欠かせません。

ここでは、アイグッズおすすめの感染防止対策アイテムを紹介します。

飛沫防止 アクリルパーテーション

オフィスでの飛沫対策に欠かせないのがアクリルパーテーションです。アイグッズでは、51種類もの豊富なサイズのアクリルパーテーションを取り扱っています。

開口部があるものや多面タイプなど、展開しているタイプもさまざまにあるので、オーダーしなくてもオフィスのデスクスペースに適したアクリルパーテーションが選べます。 透明度が高いアイグッズのアクリルパーテーションは、相手の表情を見ながら円滑にコミュニケーションがとれます。

サーモエントランス IGSE01

「サーモエントランス IGSE01」は、マスクを着けたままでもAI（人工知能）により体温を測定できるサーモグラフィーです。マスクを着けていない人や発熱者を感知すると、アラームが鳴る機能も備えています。

体温測定をした結果と測定者の履歴を画像で確認できる機能もあるので、感染者がいた場合は前後に測定者をチェックして感染拡大防止につなげられます。

また、工事が不要なのでオフィスに到着したら電源を入れるだけで、すぐに運用することが可能です。

「サーモエントランス IGSE01」には、除菌ディスペンサーも取り付けられるので、検温と除菌を同時に行なえます。

まとめ

新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの普及で、オフィスを利用する企業は減少傾向にあり、そのあり方を見直す企業が増えています。

オフィスを見直す方法はオフィスの解約や縮小などがありますが、移転コストや解約コストなど大きな出費もともないます。

コストや手軽さを考慮すると、働き方に合わせたレイアウトの見直しという選択肢もあります。

ただし、その場合は感染防止対策を入念に行なうために、パーテーションや除菌グッズなどをそろえることも重要です。

どの感染防止対策アイテムを選ぶか迷ってしまう場合は、この記事で紹介したアイテムを取り入れてみてはいかがでしょうか。