無料サンプル(返却不要)・見積もりのお申し込み
  1. HOME
  2. コロタツマガジン
  3. 【オンラインでの打ち合わせ】Web会議の注意点やマナーについて解説

【オンラインでの打ち合わせ】Web会議の注意点やマナーについて解説

【オンラインでの打ち合わせ】Web会議の注意点やマナーについて解説

新型コロナウイルスの影響により、企業では感染拡大防止対策として、リモートワークが進んでいます。これからは今までのように対面ではなく、自宅にいながらオンラインで打ち合わせ(Web会議)を行なう機会が増えてくるでしょう。

まだオンラインでの様式に慣れず戸惑う点や、失礼があるのでは、と気にされる方も多いと思います。

この記事では、オンラインでの打ち合わせ・Web会義などを行なう際の注意点やマナーについて解説します。ぜひ参考にしてください。

オンラインでの打ち合わせのメリット

リモートワークにより、オンラインで行なう打ち合わせの需要が高まっている現在、どのようなメリットがあるのか紹介します。

3密を回避できる

過去には、職場会議で締め切った空間に一同が集まって打ち合わせをしたところ、3密状態(密閉、密集、密接)になり、集団感染が発生したという事例があります。

オンラインでのWeb会議であれば、同じ空間で直接対面することがないので感染のリスクがありません。

移動に要するロスタイムがない

対面の場合は遅刻しないよう、早めに時間を確保するなどの時間調整が必要ですが、オンラインの場合は社内外のどちらで打ち合わせを行なう場合であっても、移動時間の削減が可能です。さらに、空いた時間を別の業務に充てることで、限られた業務時間を有意義に使用でき、業務効率の向上へとつながります。

コストの削減

オンラインの場合は、社外の打ち合わせに必要な交通費、出張費などの移動費を削減することができます。さらに、会議室や打ち合わせ場所の確保、机や資料の紙代などの費用も不要なので、さらなるコスト削減が可能です。

オンラインでの打ち合わせのマナーとは?

オンラインでの打ち合わせは、遠く離れた相手とも気軽に行なうことができ、直接会わないので感染のリスクもありません。そういった点でも推奨され、普及しつつあるオンライン打ち合わせですが、マナーがあることをご存知でしょうか?

ここでは、オンラインの打ち合わせでのマナーや、気を付けるべき点を紹介します。

基本的には顔出しをする

ビジネスの場面では、お互い相手の顔を知ったうえで情報を交わすほうが安心感を得られるため、基本的には顔出しをしたほうがよいでしょう。通信状況が悪い場合は、その旨を参加者に伝えたうえで、カメラをオフにします。

服装に関しても、リモートワークだからといってカジュアル過ぎないものがおすすめです。対面時と同様に、ビジネスの場にふさわしく清潔感のあるものを選び、最低限の身だしなみを整えましょう。

打ち合わせの開始・終了時は挨拶を

オンラインの打ち合わせであっても、対面での場合と同じように入室時、ミーティング開始時、終了時にはきちんと笑顔で挨拶することが大切です。離席の際は無言で離れるのではなく、チャットなどでその旨の断りを入れたほうがよいでしょう。

他の参加者が話す場合はマイクをオフにする

オンラインの場合は、複数の参加者がそれぞれマイクをオンにすると雑音が混じったり、ハウリングを起こしたりすることがあります。基本的に自分が話すときだけマイクをオンにし、それ以外はマイクをオフにするようにしましょう。

また、通信環境によっては自分の声が相手に届きづらいこともあります。そのため、できるだけ意識して、ゆっくりハッキリと丁寧に話すように心がけましょう。

オンラインでの打ち合わせの注意点

それでは、オンラインでの打ち合わせを行なううえでの注意点について、いくつか解説します。以下のポイントに注意して打ち合わせを行ないましょう。

時間を厳守する

対面・オンラインに関わらず、社会人として時間は厳守しましょう。大人数での会議の場合、オンタイムで一斉に入室して主催者が入室許可を出す対応に追われたり、接続が不安定な方への対応などに時間を要したりすると、開始が遅れてしまいます。

時間が限られていることも多いため、少し余裕をもって5分ほど前に入室することをおすすめします。

映り込む背景に留意する

Web会議では映り込む背景に留意しましょう。実際に映る背景やバーチャル背景の情報量が多いと他の参加者の気が散ってしまうため、すっきりした空間が推奨されます。

会議の前にはカメラチェックなどで、きちんと自分の背景を確認しておきましょう。

自分の名前が他者にわかるようにする

自分の名前表記、表示の設定は他の参加者全員にわかる形にしましょう。

ZOOMの背景を名刺にするとより詳しい情報がわかります。

時間は長くても1時間までにする

オンラインでの打ち合わせ時間は、40~45分程度を目安としましょう。長くても1時間以内には終えることが大切です。

参加者以外にアクセス権限を与えない

オンラインで行なう場合、セキュリティの面で注意が必要です。関係のない方が入室することのないよう、アクセス情報は参加者以外には伝えないようにしましょう。

照明は明るくする

カメラを通すと、対面のときよりも顔が暗く映ることがあります。パソコンの近くに追加で照明を置くなどして、相手から明るく見えるようにしましょう。

節度ある服装を心がける

在宅勤務だとラフな格好になりがちですが、Web会議などをするときには最低限の身だしなみを整える必要があります。服装は自由ですが、仕事であることを自覚し、節度のある服装を心がけましょう。

また、カメラを見ずにまったく目を合わせない、頬杖をつく、ずっと下を見ているといった姿勢や態度も、マイナスの印象を持たれやすいため注意が必要です。

まとめ

オンラインでの打ち合わせ(Web会議)を行なうときのマナーや、注意点を紹介しました。

新型コロナウイルスの影響によって、社会だけでなく企業にも変化が求められ、感染防止対策によるリモートワーク化が進んでいます。

オンラインでの会議や打ち合わせはまだ過渡期ともいえますので、これからも方法やマナーは変化していくでしょう。基本的に相手に対する敬意、社会人として適した行為を忘れずにいれば、多くの変化に対応していけるのではないでしょうか。

6

関連するコロナ対策グッズはこちら

飛沫防止 アクリルパーテーション

透明度の高いアクリル。簡単組み立て。51種類のサイズ展開で国内倉庫40,000台在庫中。だから希望のパーテーションがすぐに手に入ります。

飛沫防止 アクリルパーテーション

強力除菌アルコール 濃度78%
100ml・485ml・5L

身のまわりの除菌、ドアノブ・テーブル・椅子・トイレ・身のまわり・その他アルコールが影響しない物に幅広くご使用いただけます。

不織布マスク

立体構造で顔のラインにフィットする3層構造不織布マスク。高密度フィルター使用でBFE99%以上をクリアしています。

不織布マスク

よくある質問Q&A

よくある質問

CAUTION

弊社の製品は感染(侵入)を完全に防ぐものではありません。
コロナウイルス感染症を避けるための「3密を避ける」「ソーシャルディスタンスの確保」など、厚生労働省の指針を意識の上で、状況によってプラスアルファーの道具として弊社製品を所属団体内でご活用ください。

2メートルあけよう