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【オンラインでの打ち合わせ】Web会議の注意点やマナーについて解説

【オンラインでの打ち合わせ】Web会議の注意点やマナーについて解説

新型コロナウイルスの影響により、企業では感染拡大防止対策として、リモートワークが進んでいます。これからは今までのように対面ではなく、自宅にいながらオンラインで打ち合わせ(Web会議)を行なう機会が増えてくるでしょう。

まだオンラインでの様式に慣れず戸惑う点や、失礼があるのでは、と気にされる方も多いと思います。

この記事では、オンラインでの打ち合わせ・Web会義などを行なう際の注意点やマナーについて解説します。ぜひ参考にしてください。

この記事にはこんなことが書かれています

オンラインでの打ち合わせのメリット

リモートワークによるオンラインで行なう打ち合わせには、次のようなメリットが挙げられます。

  • 3密を回避できる
  • 移動に要するタイムロスがない
  • コストの削減

オンラインでのWeb会議であれば、同じ空間で直接対面することがないので、3密状態(密閉、密集、密接)による感染リスクが少なくなります。

また、オンラインの場合は、社内外のどちらで打ち合わせを行なう場合であっても、時間調整の必要がなく、移動時間の削減が可能です。さらに、空いた時間を別の業務に充てることで、限られた業務時間を有意義に使用でき、業務効率の向上へとつながります。

ほかにも、社外の打ち合わせに必要な交通費、出張費などの移動費の削減が可能です。会議室や打ち合わせ場所の確保、机や資料の紙代などの費用も不要なので、さらなるコスト削減につながります。

オンラインでの打ち合わせでよくある悩み

オンライン打ち合わせにはこのようにたくさんのメリットがあり、一般的に使用されるようになりましたが、オンラインならではの悩みもありますよね。

独自のアンケート調査をした結果、オンライン打ち合わせで困ることがある、もしくは今まで困った経験があったと回答した人は約87.8%もいました。

2021年7月 自社調査

また、「オンラインでの打ち合わせで特に困っている(困った経験がある)ことに近いものを選んでください。(複数選択可)」という設問では、以下のような結果となりました。

2021年7月 自社調査

ネット環境について(66件)、音声について(56件)、コミュニケーションについて(46件)の上位3位の悩みが群を抜いて多い結果となっています。

また、具体的には、以下のような悩みがありました。

  • 音声にラグがあるため相手と話すタイミングが被ってしまい、お互いに話し出すタイミングを伺うため沈黙になることがあり、気まずい雰囲気になる。
  • 相手が退出してから自分も退出をした方がいいのか、お互いに退出するのを待っているのも相手の時間を無駄にしているような気がして、退出するタイミングがわからない。
  • ネット回線が途切れてしまい、相手のいっていることがよくわからないときに何度も聞き返しにくい。
  • 対面と比べて目線が合わなかったり、表情が読み取りにくかったりして、相手の感情を受け取るのが難しい。
  • マスクをしていることも相まって、余計表情がわかりにくい。
  • 1人の空間が確保できないと、周りの雑音や他の人の声やキーボードのタイピング音が入ってしまい、聞き取りにくい。
  • オンラインツールが複数あるため、初めて使うツールはログイン方法がわからず手こずったことがある。

このように、ネット環境やタイムラグにより会話がスムーズに進まない、相手とのタイミングを探り合い気まずい雰囲気になってしまう、静かな環境を整えることが難しい、などの悩みが多く発生していることがわかりました。

また、コロナ禍の状況ということもあり、オンラインに加え、マスクをしていることでより相手とのコミュニケーションが取りにくいことに悩んでいる声もありました。

オンラインで打ち合わせの悩みを解決するポイント・マナーとは?

ノートパソコンを使っている男性

中程度の精度で自動的に生成された説明

ここからは、オンラインならではの悩みを改善するためにどんな工夫ができるのか、具体的な方法とともに、オンライン打ち合わせのポイントや正しいマナーとは何かをお伝えしていきます。

基本的には顔出しをする

ビジネスの場面では、お互い相手の顔を知ったうえで情報を交わすほうが安心感を得られるため、基本的には顔出しをしたほうがよいでしょう。通信状況が悪い場合は、その旨を参加者に伝えたうえで、カメラをオフにします。

服装に関しても、リモートワークだからといってカジュアル過ぎないものがおすすめです。対面時と同様に、ビジネスの場にふさわしく清潔感のあるものを選び、最低限の身だしなみを整えましょう。

打ち合わせの開始・終了時は挨拶を

オンラインの打ち合わせであっても、対面での場合と同じように入室時、ミーティング開始時、終了時にはきちんと笑顔で挨拶することが大切です。離席の際は無言で離れるのではなく、チャットなどでその旨の断りを入れたほうがよいでしょう。

他の参加者が話す場合はマイクをオフにする

オンラインの場合は、複数の参加者がそれぞれマイクをオンにすると雑音が混じったり、ハウリングを起こしたりすることがあります。基本的に自分が話すときだけマイクをオンにし、それ以外はマイクをオフにするようにしましょう。

また、通信環境によっては自分の声が相手に届きづらいこともあります。そのため、できるだけ意識して、ゆっくりハッキリと丁寧に話すように心がけましょう。

相槌は大きく頷くなどして伝える

対面で打ち合わせをする場合は、視覚と聴覚から相手の反応を感じ取ることができます。しかし、オンラインによる打ち合わせでは、相手の声が聞こえなかったり、表情がわからない場合もあります。

その結果、話し手が不安になったり、聞き手の理解が得られないまま打ち合わせが進み、効果的な打ち合わせにならない場合もあります。

このような事態を回避する対策として、話を聞いている際は多少大げさに感じる程度に頷くことで、自分の理解度を伝えるとよいでしょう。

1問1話で簡潔に話すように心がける

さまざまな意見が飛び交う打ち合わせでは、発言のタイミングを見計らうことにも気を配る必要がありますが、これは対面・オンライン双方の打ち合わせでも共通する要素といえるでしょう。

しかし、オンラインの場合は、通信環境の影響によるタイムラグの問題もあり、発言の合間を読み取ることが非常に困難です。一呼吸おいて話の区切りを示すという方法も有効ですが、呼吸の置き方には個人差があるため、根本的な解決法とはいえません。

参加者の良い提案の機会を奪わないためにも、結論から話すようにしたり、1問1話や1人1話といった明確な基準を設けるのが効果的です。

入退出時のマナーを会社で決めておく

会社としてオンラインの打ち合わせでもあっても、入退出時のマナーをルールとして決めておくのもよいでしょう。

  • 開始5分前には入室している
  • 服装はスーツやオフィスカジュアルなど会社で統一する
  • 本名を表示させる
  • 暗い場所では顔がよく見えるようライトを使う
  • バーチャル背景は会社が用意したもので統一する
  • 子供の声や騒音がしてしまうときは一言伝える
  • 最初に参加者全員で自己紹介を行ない、所属や立場を伝える。
  • 遅刻する者がいるときは事前に伝えておく
  • 相手方が全員退出してから閉じる

会社としてルールが統一されていないと、打ち合わせが始まる前からお客様からの印象が悪くなってしまう可能性があります。最低限のルールは周知徹底しておきましょう。

オンラインで打ち合わせを行なう際に使うツール

オンラインの打ち合わせには、企業ごとに適したツールを選ばなければなりません。

企業に多く利用されているツールとして3つを紹介します。

  • Zoom
  • Google Meet
  • Chatwork

URLの共有で簡単にWeb会議を行なえるZoomやGoogle Meetでは、通信の最適化機能があるため、端末や回線状況に個人差が生じても安定した打ち合わせを実現します。

また、便利な機能の一つが「バーチャル背景」です。バーチャル背景では、自宅などの背景が映らないように画像を壁紙として設定できます。

Chatworkでは、Webでの打ち合わせに加え、グループチャットやタスク管理、ファイル送信なども可能で充実した機能が備わっています。

どのツールも無料で使うことができるので、複数試したあとに使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

オンライン打ち合わせを効果的に進めるコツ

画面越しでの打ち合わせをスムーズに行なうには、相手に対する配慮が必要です。ここでは、オンラインでの打ち合わせを実践するうえで効果的な手法を解説します。

画面と自分との距離を適切に保つ

画面との距離によって、相手に与える印象は大きく左右します。距離が遠い場合、表情が読み取りづらく、打ち合わせ内容に対する意思を推し量れません。

だからといって画面との距離を近づけ過ぎた場合、画面を見ながら話すことによって相手を見下ろすような視線になってしまいます。

オンラインでの打ち合わせを開始する前にカメラテストを行ない、適切な距離を確認しておきましょう。

できるだけカメラに視線を合わせる

通常、パソコンのカメラは画面の上部に設置されている機種が多く、画面を見ながら参加している場合、相手に映る自分の姿はうつむき加減になりがちです。

物理的にやむをえないとはいえ、打ち合わせが終わるまでずっとこの状態では、打ち合わせに対する姿勢を疑われかねません。また、カメラに目線がないと、別な作業をしていると思われることもあります。

発言の際は画面ではなくカメラを見るように心がけたり、発言している人の意見に相槌を打つ際はカメラを見たりと、必要に応じてカメラに目線を合わせるようにしましょう。

メモを取りながら打ち合わせをするときなど、やむをえず目線が外れてしまうときには、「すみませんが、メモを取るので目線が外れてしまうかもしれません」と一言断るようにすると、相手もきちんと話を聞いてくれていることがわかり、安心できます。

画面共有を利用する

これまでの打ち合わせでは、作成した資料を人数分用意し、重要事項はホワイトボードに書き記すといった手間やコストが発生していました。

オンラインの打ち合わせでは、画面共有を利用することで、このような手間やコストの削減を実現します。

画面共有の基本的な操作方法は、作成した資料を自身の画面上に表示し、参加者全員に共有するだけです。重要事項など強調して伝えるべき箇所があれば、カーソルを動かし場所を示せるため、参加者の聞き逃しや見落としなどを防ぐ効果が期待できるでしょう。

バーチャル名刺を作る

これまで、初対面の人との名刺交換は当たり前のように行なわれてきました。所属部署や役職、名前、連絡先など、必要な情報はすべて名刺に記載していたのではないでしょうか。

しかし、オンラインの打ち合わせでは、名刺交換の機会を得られません。

このような状況でビジネスを円滑に進めるためには、バーチャル背景に名刺画像を設定する方法がよいでしょう。名刺画像の作成を簡単に行なえるツールを利用し、背景設定でプロフィールやQRコードを入力すれば表示されます。

雑音カットの設定をする

オンラインの打ち合わせでは、キーボードを打つ音やタッチペンで操作する際の音がマイクに拾われてしまい、イヤホンから伝わってしまう可能性があります。オンラインツールでは雑音を抑制する機能設定ができることご存知でしょうか。

快適な打ち合わせを行なうためにも、アプリケーションごとに設定を行なったり、ヘッドセットを使うなどして配慮するとよいでしょう。

打ち合わせ中に回線が重くならないように準備をする

ネット回線が重くなってしまうと、音声が途切れたり、タイムラグにより話すタイミングがずれたりして、スムーズなコミュニケーションが取りにくくなります。

そのため、Wi-Fiの調子が悪くなる場合には有線をつなぐ、他の画面を開くなど、オンラインツール以外の通信を極力使わないようにすることを心がけましょう。

打ち合わせ時に使う可能性があるWebページなどは事前に開いた状態にしておくと、ネット回線に負担をかけずに済みますし、ページを開く時間の節約にもなります。

話し出すタイミングをわかりやすくする

アンケート結果で意外と多かったのが、「オフラインと比べて相手と話すタイミングが被りやすい」という悩みでした。

発言が被って相手に不快な思いをさせたり、気を遣わせたりしないよう、自分が発言するときには手を挙げる素振りを見せるなどして、話し出すタイミングがわかりやすいようにしましょう。特に、大勢でのMTGでは、挙手をすることで話が被ることを避けられます。

また、相手が話終わったかどうかをオフライン以上に意識して確認してから話し出すというのも有効です。

相手が話すタイミングがわかりにくいときには、表情の動きに特に注意して、話し出すタイミングを伺ってみましょう。

オンラインならではのメリットを活かす

コミュニケーションを取るうえで、オンラインは決してデメリットばかりではなく、メリットもあります。

例えば、音声だけでは伝わりにくいことや、データを相手に送りたいときは、その場でオンラインツールのチャットで送信をすると、情報共有がスムーズにできます。

また、紙の資料だけでは表現できない事項については、動画を見せてイメージをシェアするといったこともオンラインだからこそできることです。

マスクを外せる環境であればマスクを外す

自宅、もしくは周りに誰もいない1人のときは、マスクを外した方が、口元を見せることができ、相手によりわかりやすく意思伝達ができます。

オフラインで対面での打ち合わせだとマスクを外すことはためらわれますので、これもオンラインならではのメリットだといえるでしょう。

オンラインでの打ち合わせの注意点

それでは、オンラインでの打ち合わせを行なううえでの注意点について、いくつか解説します。以下のポイントに注意して打ち合わせを行ないましょう。

ある程度のルールや段取りを決めておく

オンラインの打ち合わせを行なう際にまず定義しておきたいのは、ある程度のルールや段取りです。大幅なタイムロスや、最悪の場合は打ち合わせ自体が中止となる可能性があるため、統一ルールを事前に設定し、周知にあたらなければなりません。

また、オンラインツールを利用する環境では、タイムラグや話が被ってしまうなど、スムーズに打ち合わせを進められない瞬間が訪れます。このような状況を回避すべくアサインしたいのが、会議の進行役です。

的確な判断で意見をまとめたり、発言者を誘導したりと、参加者が議論に集中できる環境を整える重要な役割といえるでしょう。

会議資料などは事前に共有しておく

会議や打ち合わせでは、何について検討するのかという議題やテーマに沿って進行します。議題やテーマ、それに基づいた資料などを事前に共有することで、議論すべき内容のブレや無駄を生じさせません。

紙の資料でも共有可能ですが、参加者全員が同じタイミングで受け取るとは限らず、紛失などの心配も付きまといます。データとして資料をまとめ事前に共有することで、参加者全員が同じ方向を目指し、質の高い議論につながるでしょう。

また、共有する資料が事前確認をするための資料なのか、打ち合わせ時に使用する資料なのかを明確にしておくことも重要です。

ITが苦手な人でも参加可能な環境を整える

ITが苦手な参加者がいる場合、オンラインツールの設定や打ち合わせ中の操作方法の確認がスムーズに行なわれない可能性があります。

参加者全員のIT格差を埋め、かつ一様に打ち合わせ内容を把握してもらうには、事前に操作方法をサポートしたり、オンラインツールの設定を完了させておくことが重要です。

また、打ち合わせ中に操作方法がわからなくなってしまった場合、打ち合わせに集中できず、参加者のなかで遅れを取ってしまうといった事態に見舞われるかもしれません。打ち合わせ中に利用する最低限の機能を抽出し、事前に説明を行なうのが理想的です。

システム動作を事前に行なう

インターネット回線の接続状況は環境や日にちによっても異なります。また、参加者はそれぞれ異なる場所から参加するため、インターネット環境や使用デバイスによる通信状況が安定しているとはいえません。

そのため、初めてオンライン会議を行なう際にシステム動作を確認したとしても、次回のオンライン会議では通信状況が不安定になる可能性は十分ありえます。

打ち合わせが中断されたり、通信状況の問題で開始時間が遅れたりすると、相手に失礼となりかねません。オンラインの打ち合わせが予定されている日は、その都度事前に動作確認を行ないましょう。

時間を厳守する

対面・オンラインに関わらず、社会人として時間は厳守しましょう。大人数での会議の場合、オンタイムで一斉に入室して主催者が入室許可を出す対応に追われたり、接続が不安定な方への対応などに時間を要したりすると、開始が遅れてしまいます。

時間が限られていることも多いため、少し余裕を持って5分ほど前に入室することをおすすめします。

映り込む背景に留意する

Web会議では映り込む背景に留意しましょう。実際に映る背景やバーチャル背景の情報量が多いと他の参加者の気が散ってしまうため、すっきりした空間が推奨されます。

会議の前にはカメラチェックなどで、きちんと自分の背景を確認しておきましょう。

自分の名前が他者にわかるようにする

自分の名前表記、表示の設定は他の参加者全員にわかる形にしましょう。

Zoomの背景を名刺にするとより詳しい情報がわかります。

時間は長くても1時間までにする

オンラインでの打ち合わせでは、画面上からさまざまな情報を得ようとする意識が無意識に働きます。そのため、気付かないうちに疲労が蓄積し、業務に影響をおよぼすかもしれません。オンラインでの打ち合わせ時間は、40~45分程度を目安としましょう。

参加者以外にアクセス権限を与えない

オンラインで行なう場合、セキュリティの面で注意が必要です。関係のない方が入室することのないよう、アクセス情報は参加者以外には伝えないようにしましょう。

照明は明るくする

カメラを通すと、対面のときよりも顔が暗く映ることがあります。パソコンの近くに追加で照明を置くなどして、相手から明るく見えるようにしましょう。

節度ある服装を心がける

在宅勤務だとラフな格好になりがちですが、Web会議などをするときには最低限の身だしなみを整える必要があります。服装は自由ですが、仕事であることを自覚し、節度のある服装を心がけましょう。

また、カメラを見ずにまったく目を合わせない、頬杖をつく、ずっと下を見ているといった姿勢や態度も、マイナスの印象を持たれやすいため注意が必要です。

まとめ

オンラインでの打ち合わせ(Web会議)を行なうときのマナーや、注意点を紹介しました。

新型コロナウイルスの影響によって、社会だけでなく企業にも変化が求められ、感染防止対策によるリモートワーク化が進んでいます。

オンラインでの会議や打ち合わせはまだ過渡期ともいえますので、これからも方法やマナーは変化していくでしょう。今回ご紹介した方法は基本的なことなので、まずは実践し、参加者の声を聞いてみるとよいでしょう。

文・監修:大木 千夏(臨床検査技師)

2016年臨床検査技師免許取得。都市部にある400床の総合病院にて、細菌検査を担当し、ICT(感染対策チーム)として活動。2017年に、二級臨床検査士(微生物)の認定を取得した。大学時代の専攻は、ウイルス・感染症学。現在はWebライターとしても活動中。

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