withコロナにおける総務業務｜テレワークを取り入れたマネジメントについて

総務は、会社の縁の下の力持ちとして、備品管理、文書管理、電話対応など様々な業務を担います。

新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを実施する会社も増えているため、総務部を改革するチャンスだとも言えます。また、総務はITの進化により、業務効率化がしやすいとも言われています。

今回はwithコロナにおける総務業務のあり方や改革するときのポイントについてお伝えします。

withコロナにおける総務業務 － 組織全体が円滑に動くために

総務業務は、組織全体が円滑に動くためにサポートする役割を担っています。業務範囲は多岐にわたり、例として次のような業務が挙げられます。

• オフィス内でのサポート：機器・備品管理、施設管理、文書管理、電話・メール対応、来客対応

• 社内活動の運営：株主総会・取締役会の企画・運営、社内行事の企画・運営

• 社内申請などの手続き：社用車管理、入退社手続き、慶弔関連手配

• 健康・防災に関する手配：健康診断の予約、防災対策など

また、会社の規模によっては上記に加えて事業運営のサポートや、人事業務などを兼任するケースもあり、企業によって業務内容には多岐にわたります。

総務業務の主な目的は、社内の働きやすい環境整備と業務効率向上の2点です。社内外から対応を求められることも多く、相手がどのような課題を抱えているのかを察して必要な対応を取れるコミュニケーションスキルも重要です。

総務業務の完全なテレワーク化は難しい

テレワークが浸透しつつある環境下においても、総務業務の完全なテレワーク化は困難であるのが現状です。

総務業務は書類でやり取りする業務が多くあります。さまざまな書類のデータ化も進められてはいますが、紙で保管されている情報はまだまだ多いでしょう。

また、直接顔を合わせてやり取りをしないと情報共有がスムーズに進まない場面も多く、出社が必要になるケースは少なくありません。

さらに社内管理システムに接続するためにオフィスのネットワークを介さなければならない企業もあり、持ち出し不可のデータを扱う業務であれば出社して対応せざるを得ません。

郵便物や配達物への対応もあります。テレワークとはいえ社外から届く郵便物や配達物がなくなることはありません。なかには重要な書類や荷物もあるため、総務担当者が役割分担をして定期的に出社することになります。

上記のように総務業務は、その性質上完全テレワーク化が難しい業務といえます。

withコロナで総務業務はどう変化する？

今後は、感染症対策に配慮しながら安心して働ける環境の構築や、不測の事態が起きても対応できる組織作りをすることが大切となります。

完全オンライン化が難しい総務業務ですが、withコロナでできる取り組みを2つ紹介します。

総務業務のペーパーレス化

総務業務をペーパーレス化することで得られるメリットはさまざまあります。

• 出社不要でできる作業が増える
• 保管コストを削減でき、書類を保管するスペースが不要になる
• 紛失のリスクが軽減
• 文書検索がしやすくなり目的の書類が探しやすくなる
• 資源を節約でき環境保護につながる

この中でもwithコロナにおいて最も重要になるのが「出社不要でできる作業が増える」という部分です。

現状では書類でやり取りしなければならない総務業務は数多くあり、社内に保存している書類を扱うために出社しなければならない状況です。

しかしwithコロナを考えるうえで、極力満員電車に揺られる出社は避けたほうがよいでしょう。出社が減れば、満員電車に乗る機会も減るため、出社不要での作業が増えることは感染リスクを下げることにつながります。

また、紙の書類は物理的にやり取りする必要があり、テレワークにおいて複数人で共有するのに手間と時間がかかります。

今後テレワークがベースとなってくる中で、出社だけでなく、書類を郵送したりといったことも極力減らしていくべきです。

ペーパーレス化の一例としては、契約書類をクラウドによる締結に変更するものがあります。入社手続きだけでなくクライアントとの契約もクラウドで行うことできます。

クラウド上で発行し、上司の許諾もクラウド上で行い、メールで自動的にクライアントに送付されることになるため、書類を印刷したり、社印を押してもらうために待つ必要もなくなります。

総務業務のオンライン化

もう一つの取り組みは総務業務のオンライン化です。

総務業務のオンライン化としては、例えば、パソコンの管理が挙げられます。パソコンの管理をオンライン化していない場合、不具合があるパソコンは郵送してもらうことでしか対応ができません。

しかし、遠隔で操作可能なツールを導入することで、ソフトウェアの不具合であればリモートから修正することが可能になり、管理工数が軽減されます。

例えば、設定次第では、オフィスのパソコンを自宅から遠隔操作することができるので、会社に行かなくてもパソコンの準備を行えます。

なお、こうしたサービスはローカルにデータを保存しないため、リモートワークでもセキュリティが向上するという副次的なメリットもあります。

withコロナだからこそ、オンライン化に対応した業務フローの見直しや情報セキュリティの強化を進めていかなくてはいけなくなっています。

総務業務の効率化を行うための手順

総務業務を効率化するために知っておきたいポイントを紹介します。

・現状の課題を明確にする

総務の業務効率化をするうえで最も重要なのは、「課題の明確化」です。

総務部で感じている課題をすべて洗い出し、分析することで、どの業務から改善していくか優先順位が付けやすくなります。

また、改善の難易度や効果などの軸も併せて考えることで、より的確な業務効率化が行えます。

・ルール整備やマニュアル作成を行う

業務効率化の中で新しいツールなどを導入したら、ルールの整備やマニュアルが必要です。

世代によっては使い方が分かりにくいといった人もいるため、図や表を使ったり、勉強会などを開くなどしてフォローするとよいでしょう。

ただし、ルールと言ってもあまりにも数が多かったり、複雑であったりすると従業員の反発を招いたり、ツールが使用されない場合もあるので、事前確認をしながら進めましょう。

・必要に応じてアウトソーシングを活用する

ここまでは自分たちで総務の業務を効率化させる方法を紹介してきました。

経営陣や他部署を巻き込んだり、日々の業務と同時並行で動くため、なかなか着手が難しいと感じられる方もいるはずです。

そんなときはアウトソーシングを使うことで課題の明確化から導入・効果検証をトータルサポートしてもらうのも一つの手です。

業者によっては得意不得意あるので、依頼する際は複数検討することで、自社の課題にあったサービスを選ぶとよいでしょう。

まとめ

withコロナによって企業の働き方は大きな見直しを余儀なくされています。

テレワークを導入する企業は飛躍的に増加しましたが、総務業務に関しては社内に保管されている紙の書類を参照する必要があることなどから完全なテレワーク化が難しいのが現状です。

ペーパーレス化やITシステムの導入によって、総務業務も含めて企業における業務のオンライン化がますます進むと期待されます。

完全オンライン化の実現に向けて業務フローや社内制度の見直しなど、少しずつ検討・対応を進めることが重要です。