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【テレワーク・在宅勤務】労務管理の方法について詳しく解説

【テレワーク・在宅勤務】労務管理の方法について詳しく解説

新しい働き方であるテレワークや在宅勤務が急速に普及するなか、どのように従業員を管理していくかは大きな課題です。

テレワーク中は従業員の姿が見えません。そのため正しい労務管理ができていないと、超過労働などが発生しやすくなります。

健全なテレワークを行なうための労務管理とはどのようなものなのでしょうか?

この記事ではテレワークに合わせた労務管理や、テレワークのためのガイドラインについて解説していきます。

テレワーク・在宅勤務における労務管理とは?

テレワークでは従業員の姿が見えないため、働き方が個人の裁量にゆだねられる点が多いのが特徴です。健全な働き方をするためにも、テレワーク下での労務管理が重要となります。

労働時間を把握する

テレワークでは、いかに労働時間を正しく把握するかが重要となります。自己申告やアバウトな申請では、超過勤務やサービス残業を見逃してしまう可能性があるため注意が必要です。

労働時間を把握するには、勤怠管理ツールの導入や、パソコンの使用時間を記録するといった方法があります。

システムの導入が難しい場合は、始業・終業時にメールやチャットでの報告を行なったり、終業時に一日の業務内容を報告させたりすることで、勤怠を把握することも可能です。

作業環境(セキュリティ)について

従業員が安心して働くことのできるよう、企業や個人の情報を守ることのできる環境を整えることも重要です。

テレワーク中は、基本的に社外ネットワークにパソコンを接続することになります。そのため不正アクセスやウイルス感染を防止するための、セキュリティ強化が必要となります。

また、情報セキュリティポリシーなどの周知を徹底し、従業員一人ひとりに適切な行動を促すことも大切です。アクシデントが発生した際には、必ず上司に相談したり、指示を仰いだりするよう教育を行ないましょう。

厚生労働省は、安全にテレワークを実施するための「テレワークセキュリティガイドライン」を公表しています。経営者やシステム管理者が実施すべき対策について詳しい解説が載っているので、対策漏れがないかテレワーク前に確認するとよいでしょう。

就業規則や雇用契約の見直し

労働契約の締結については、企業は従業員に仕事内容や賃金、勤務時間、就業場所などの明示が義務づけられています。(厚生労働省|労働基準法第十五条

従業員の採用時に締結した労働条件に、テレワークや在宅勤務について明示されていない場合は、企業と従業員の間で新たに合意をとる必要があります。

もし通常勤務とテレワーク勤務で労働条件が同じ場合は、就業規則を変更する必要はありません。しかし、フレックスタイム制の導入や通信費を従業員が負担するなど「テレワークを行なうために新たに生じること」がある場合は、就業規則の変更が必要となります。

テレワークの就業規則では、以下のことを定めます。

  • テレワークを命じることに関する規定
  • 労働時間に関する規定(テレワーク用の勤務時間を定める場合)
  • 通信費などの負担に関する規定

テレワークの就業規則は、厚生労働省が公開している「テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」に例が掲載されています。就業規則の各項目についてもわかりやすく解説されているので、参考にするとよいでしょう。

テレワーク中に事故が発生した場合

テレワークや在宅勤務を行なっている場合も、通常業務を遂行するのと同様に労災保険法が適用されます。しかしテレワーク中は、仕事とプライベートの境目が不明瞭になりやすいという特徴があります。

テレワーク時の労災認定には、以下の2点を満たすことが条件です。

  • 業務遂行性…災害発生時に従業員が仕事をしていたこと
  • 業務起因性…労働契約に則った業務に起因して災害が発生したこと

労災保険は、業務遂行性と業務起因性を鑑みて適用されます。そのため、たとえ就業時間内であっても、洗濯物の取り込みなどの私的行動が原因で怪我を負った場合などは業務上の災害とはなりません。

厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」

厚生労働省は、テレワークを活用する企業・労働省向けに、「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を公表。テレワークが長時間労働につながる恐れがあるとして、適切な労務管理の重要性と留意点について解説しています。

ガイドラインの内容は大きく分けて以下の2点になります。

  • テレワーク中の労働基準法の適用
  • テレワークを適切に導入するための注意点

フレックスタイム制の導入や休憩時間の扱いなどについてもわかりやすく記載されているため、初めてテレワークを導入する際の手引書として活用できます。

また、テレワークの導入を検討する企業向けに、「テレワーク総合ポータルサイト」も開設しています。このサイトでは、テレワーク全般に関する情報のほか、相談窓口、導入事例、助成金についてなど、さまざまな情報を得ることができます。

ガイドラインとポータルサイトを併用して、効率的にテレワークに関する情報収集を行ないましょう。

まとめ

働き方改革の実現に向けた、新しい働き方として注目されていたテレワークは、新型コロナウイルス感染症の影響により急速に普及が進んでいます。

テレワークで大きな課題となる勤務時間の把握は、勤怠管理ツールなどを導入することで解決できます。また、社外ネットワークを使用する場合は、セキュリティ面にも十分な配慮が必要です。

テレワークは自由度が高い働き方である分、従業員の裁量に任される部分が多くあります。トラブルなく業務を遂行するためにも、労務管理やセキュリティ対策などを徹底しつつ、テレワークに合わせた就業規則の策定を行なうことが重要です。

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弊社の製品は感染(侵入)を完全に防ぐものではありません。
コロナウイルス感染症を避けるための「3密を避ける」「ソーシャルディスタンスの確保」など、厚生労働省の指針を意識の上で、状況によってプラスアルファーの道具として弊社製品を所属団体内でご活用ください。

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