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テレワークや在宅勤務を行う上での労務管理の方法とは?ポイントやガイドラインの活用方法を解説!

テレワークや在宅勤務を行う上での労務管理の方法とは?ポイントやガイドラインの活用方法を解説!

新しい働き方であるテレワークや在宅勤務が急速に普及するなか、どのように従業員を管理していくかは大きな課題です。

テレワーク中は従業員の姿が見えません。そのため正しい労務管理ができていないと、超過労働などが発生しやすくなります。

健全なテレワークを行なうための労務管理とはどのようなものなのでしょうか?

この記事ではテレワークに合わせた労務管理や、テレワークのためのガイドラインについて解説していきます。

テレワーク・在宅勤務で超過労働が増えている?

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、テレワークや在宅勤務の導入が急増したといわれている2020年、テレワークで働く方を対象に、日本労働組合総連合会による意識調査が行なわれました。

その結果、5割以上が通常勤務よりも長時間労働になることがあったと回答しています。

さらに、時間外労働や休日労働をしたにもかかわらず、6割以上が申告していないことが判明したのです。

その理由として多かったのは「申告しづらい雰囲気だった」「時間管理がされていない」といった内容でした。

労働者を雇用した場合、会社の規模にかかわらず法定三帳簿(労務者名簿、出勤簿、賃金台帳)の作成・保存が義務付けられていることで、社員も安心して業務に取り組めるでしょう。

しかし、テレワークや在宅勤務の影響で労務管理に支障をきたすとなれば、会社への不信感につながりかねません。

このような事態を回避するためには、テレワークや在宅勤務に対応できる労務管理の体制を整える必要があります。

テレワーク・在宅勤務における労務管理のポイントや注意点

テレワークでは従業員の姿が見えないため、働き方が個人の裁量にゆだねられる点が多いのが特徴です。健全な働き方をするためにも、テレワーク下での労務管理が重要となります。

労働時間を把握する

テレワークで実施されている勤怠確認は、勤怠システムでの打刻やメールでの申告など、あくまで自己申告の方法が目立ちます。

しかし、前述したテレワークの意識調査では、時間外労働を申告していない従業員がおり、その理由として「しなくても良いと思ったから」「上司に申告するなといわれた」といった回答が一定数確認されました。

事業主には、テレワーク時に限らず労働時間を把握する義務があり、正しく労働時間を管理しなければ、労働基準監督署の指導や是正勧告の対象になります。

より正確な労働時間の把握には、作業画面のスクリーンショットを確認できる機能や、離席・在席の確認、パソコンの稼働状況を判断できる勤怠管理ツールの導入が有効です。

また、フレックス勤務を導入している会社の場合は、コアタイムの設定に対応しているツールが便利でしょう。

打刻以外にパソコンの起動やシャットダウンを自動で記録してくれる機能も役立ちます。このようなツールを活用すれば、自己申告だけに頼らない労働時間把握の手助けとなるでしょう。

作業環境(セキュリティ)を整える

テレワークを行なううえで、情報セキュリティの管理はプライオリティが高い要素といえるでしょう。

しかし、総務省が実施したテレワークセキュリティ実態調査によれば、情報セキュリティポリシーを策定している企業は約3割という結果でした。

社外ネットワーク通信を利用する場合、Wi-Fi環境を悪用される危険性が高く、情報漏洩に起因した企業全体の信頼喪失につながりかねません。

このようなリスクを抱えないためには、情報セキュリティポリシーの策定や周知を徹底し、情報セキュリティ専任者の配置や、作業端末に対する感染対策ソフトのインストールなどを義務付けることが重要です。

また、総務省が「テレワークセキュリティガイドライン」を公表しているので、こちらも活用するとよいでしょう。

詳細:テレワークセキュリティガイドライン

就業規則や雇用契約を見直す

フレックスタイム制の導入や従業員による通信費の負担、通勤手当の見直しなど、従業員を採用する際に明示していない「テレワークを行なうために新たに生じること」がある場合は、就業規則の変更や、合意が必要になります。

(厚生労働省|労働基準法第15条、労働契約法第8条)

そして、以下の3項目はテレワーク勤務の導入をする際、就業規則に定めなければならない規定です。

・テレワークを命じることに関する規定
・労働時間に関する規定(テレワーク用の勤務時間を定める場合)
・労働時間に関する規定(テレワーク用の勤務時間を定める場合)
(労働基準法第89条、第90条、第106条)

テレワークを命じることに関する規定

テレワーク業務に切り替えたとしても労働基準関係法令は適用されるため、適正な労働時間が担保されなければなりません。

超過勤務を見過ごさないように、従業員への配慮がなされた就業規則に変更する必要があります。

また、テレワークを行なう場所が自宅なのか、あるいはレンタルオフィスやビジネスホテルなのかなど、業務を行なう環境によって必要経費が異なります。

労働時間に関する規定(テレワーク用の勤務時間を定める場合)

就業規則を見直す際は、テレワークの定義を規定しておくとよいでしょう。

就業規則を変更した場合は、これらの規定を順守し、新たに作成された就業規則と従業員代表の意見書を所轄労働基準監督署へ届け出ることや、従業員への周知が義務付けられています。

この一連の手続きは、従業員が安心して業務を行ない、労働裁判などのトラブルを未然に防ぐ重要なものです。

また、双方の合意を示せる雇用契約書の整備を徹底することも、トラブル回避や従業員の不満を生まない対策に効果的でしょう。

通信費などの負担に関する規定

通信費や水道光熱費、これまでの交通費についても検討しなければなりません。

労働時間や業務を行なう場所、必要な機器の貸与や負担金の範囲などを明確にすることで、災害やトラブル発生時の対応に役立ちます。

詳細は、厚生労働省「テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」で確認できます。
https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdf

テレワーク中に事故が発生した場合も労災保険法が適用される

テレワーク中は、仕事とプライベートの境目が不明瞭になりやすいため、通常業務の場合と同様に労災保険法が適用される条件を理解しておかなければなりません。

テレワーク時の労災認定に必要な条件は、以下の2点です。

  • 業務遂行性…災害発生時に従業員が仕事をしていたこと
  • 業務起因性…労働契約に則った業務に起因して災害が発生したこと

労災が適用される状況は業種や職種によって大きな違いがあるため、明確に定められていません。そのため、本来であれば補償が受けられる人でも因果関係が証明できず、認定されない可能性があります。

このような場合を想定し、就業時間の把握や業務場所の特定をしておくとよいでしょう。

特に業務場所の特定は、前もって業務場所を申告してもらい、申告場所以外での業務を禁止することが、業務起因性の証明につながります。

厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を活用しよう

厚生労働省は、テレワークを活用する企業・労働省向けに、「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を公表しました。

テレワークが長時間労働につながる恐れがあるとして、適切な労務管理の重要性と留意点について解説しています。

参考:テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン

メール送付の抑制

メールは相手の状況や時間を問わず利用できるため、非常に利便性が高いビジネスツールであり、出社していなくても業務の遂行が可能な要素の一つといえるでしょう。

しかし、あまりにも業務時間とかけ離れたタイミングでメールを送信するのは、体力的にも精神的にも負担になる恐れがあります。特に、役職者からのメールを受け取った場合、失礼がないようにと素早いレスポンスを意識してしまいがちです。

受け取る側の負担を考え、時間外や休日のメール送信は自粛するなどの対策を講じるとよいでしょう。

システムへのアクセス制限

企業の社内システムにいつでもアクセス可能という状況は、長時間労働の原因にもなりえます。

いつでもアクセスできるからと、本来の業務時間に余裕を持ち過ぎ、作業効率が下がってしまうことも考えられるでしょう。

例えば、深夜や休日はアクセスできない設定に切り替えるなど、アクセス制限をかけることで長時間労働の抑制につながります。

テレワークを行なう際の時間外・休日・深夜労働の原則禁止等

残業などにより法定労働時間を超える、あるいは休日出勤させる場合、従業員と事業者で36協定を締結する必要があります。また、時間外労働には時間の上限があり、何らかの事情がない限り、上限を超える労働は罰せられます。

これは、労働者に対する安全配慮義務であり、過労死などの危険性を回避する重要事項です。

テレワークを行なう本来の目的を再確認し、業務と休息の境界線を意識させるとよいでしょう。

長時間労働等を行なう従業員への注意喚起

長時間労働を抑制するためには、日頃から注意喚起を行なうことも重要です。実際に長時間労働が発生した従業員には、個別に注意喚起を行なうことで効果が期待できるかもしれません。

労務管理の記録を参考に、長時間労働が起こりうる従業員の選定や、労務管理システムに装備されている自動警告機能の活用を行ない、従業員の安全に配慮した体制を整えましょう。

まとめ

働き方改革の実現に向けた、新しい働き方として注目されていたテレワークは、新型コロナウイルス感染症の影響により急速に普及が進んでいます。

テレワークで大きな課題となる勤務時間の把握は、勤怠管理ツールなどを導入することで解決できます。また、社外ネットワークを使用する場合は、セキュリティ面にも十分な配慮が必要です。

テレワークは自由度が高い働き方である分、従業員の裁量に任される部分が多くあります。トラブルなく業務を遂行するためにも、労務管理やセキュリティ対策などを徹底しつつ、テレワークに合わせた就業規則の策定を行なうことが重要です。

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